Les besoins

• Industrialiser le processus d’élaboration budgétaire sans perturber les habitudes de travail.
• Faire évoluer l’outil avec l’organisation de la société.

La solution

IBM Cognos 8 Planning sur architecture Citrix : module Contributor sur 110 sites et le module Analyst auprès de 10 contrôleurs de gestion de la société.

Les bénéfices

• Gains en temps (2 mois/homme) sur le processus d’élaboration budgétaire.
• Processus fiabilisé grâce à la centralisation et à la consolidation automatique des chiffres.
• Rapports plus lisibles.

• Plus grande autonomie des contrôleurs de gestion.

Témoignage

« Nous disposons aujourd’hui d’une solution centralisée qui a fiabilisé notre processus d’élaboration budgétaire tout en nous faisant économiser 2 mois/homme sur le cycle dès la première année. Le tout sans changer les habitudes de travail et en apportant une souplesse que nous n’avions pas auparavant ! »
Denis Metzger, Directeur Financier de La Mutuelle Générale

Créée en 1945, La Mutuelle Générale est l’héritière d’un vaste courant mutualiste postier qui s’est développé à la charnière du XXe siècle, à travers les sociétés de secours mutuels. Aujourd’hui deuxième mutuelle française assurant les métiers de la gestion du Régime Obligatoire de Sécurité sociale et de l’assurance de personnes, La Mutuelle Générale poursuit sa mission commencée il y a plus de 60 ans au service de La Poste et de France Télécom. Forte de ses atouts et de ses différences, elle s’est engagée depuis plusieurs années dans une dynamique d’ouverture à de nouveaux publics afin de poursuivre et d’amplifier son développement. Avec près d’un million d’adhérents pour 957 millions d’euros de cotisations encaissées, la Mutuelle Générale est aujourd’hui présente sur le marché interprofessionnel, tant auprès des particuliers que des entreprises. La société développe des produits innovants dont notamment une complémentaire santé modulaire dédiée aux particuliers. Elle accroit également sa présence sur le marché de la protection sociale d’entreprise, qui représente aujourd’hui un quart de son chiffre d’affaires. Une histoire aussi riche se répercute forcément sur le système d’information. Conçues au fils des années, certaines solutions n’offraient plus l’industrialisation nécessaire pour être efficace. C’est notamment le cas du processus d’élaboration budgétaire, remis en cause en 2007, date à laquelle La Mutuelle Générale décide de basculer vers les logiciels IBM Cognos.

Préserver les habitudes de travail et la souplesse de fonctionnement

Jusqu’alors, la Mutuelle Générale utilisait des feuilles de calcul pour son processus d’élaboration budgétaire. « Nous sommes présents sur 110 sites, explique Denis Metzger, Directeur Financier de La Mutuelle Générale. Les feuilles de calcul étaient envoyées par courrier électronique aux 110 sites et les chiffres étaient ensuite consolidés. En d’autres termes, nos processus étaient les bons mais les pertes de temps en envoi de courriers et en consolidations étaient colossales. Nous avons donc cherché une solution pour industrialiser le processus sans changer nos habitudes de travail.» Cette solution, La Mutuelle Générale l’a trouvé dans IBM Cognos 8 Planning. Dès 2007, dans le cadre d’un programme de refonte de son système d’information, elle s’attaque à la mise en œuvre du projet par une définition du périmètre et une identification des besoins. Elle se fait accompagner par le prestataire Klee Performance qui va également réaliser ensuite le paramétrage de la solution. « Nous sommes partis des processus existants pour créer un module central destiné aux contrôleurs de gestion et un module pour les utilisateurs qui contribuent au processus, précise Thierry Chevalérias, Chef de projet chez Klee Performance. Les premiers, une dizaine environ, utilisent le module Analyst, les seconds, 50 managers des entités de la mutuelle, exploitent les fonctions du module Contributor. »

Grâce au workflow embarqué dans IBM Cognos 8 Planning, le processus de consolidation des chiffres est désormais automatisé. La société ne perd plus de temps en envoi et collecte des chiffres, ce qui se traduit par des gains de temps significatifs. Pour Denis Metzger, La Mutuelle Générale a gagné environ deux mois/homme ; les contrôleurs de gestion pouvant désormais se consacrer à des taches présentant plus de valeur ajoutée pour la société. Les risques d’erreurs lors des consolidations manuelles ont également disparus. Cette industrialisation du processus budgétaire ne s’est toutefois pas faite au détriment des habitudes de travail des collaborateurs de la société. Les utilisateurs continuent à travailler sous un environnement MS Excel, profitant de l’industrialisation sous-jacente gérée par IBM Cognos 8 Planning de manière complètement transparente. Une industrialisation qui reste toutefois très souple comme le souligne Denis Metzger : « Notre organisation évolue souvent, il nous fallait une solution capable de suivre et de compiler les chiffres selon nos besoins sans que cela nécessite d’importants redéveloppements à chaque fois ».

IBM Cognos pour son accessibilité et l’adéquation aux besoins

Avant d’opter pour IBM Cognos Planning, La Mutuelle Générale a procédé à une étude des solutions du marché. La souplesse de l’outil combinée à son interface qui permettait de préserver les habitudes travail ont très fortement contribué au choix. Mais Denis Metzger a également apprécié l’adéquation d’un outil aux besoins du métier : « IBM Cognos connait nos besoins et notre métier, ils réussissent en quelque sorte à travers leur outil à transmettre un savoir-faire qui n’est pas que technique. Par ailleurs, il est accessible aux contrôleurs de gestion, lesquels peuvent désormais faire évoluer leur solution sans passer à chaque fois par le service informatique. Ils sont plus autonomes et donc plus efficaces ». D’ailleurs, La Mutuelle Générale a profité de l’accompagnement de Klee Performance pour acquérir les compétences qui aujourd’hui lui permettent d’être complètement autonome sur la gestion et la maintenant de son architecture. Complètement opérationnelle depuis septembre 2008, elle a déjà permis à la mutuelle de réaliser son premier processus annuel. Très concluante, cette première étape devrait l’année prochaine être enrichie de nouvelles fonctions : la mise à disposition du rapport au sein d’un portail et la mise en œuvre d’un module qui permettra à la société de comparer son prévisionnel et son réel. Entre temps, elle a également commencé à travailler sur un projet de pilotage qui concerne cette fois-ci toutes les entités du groupe. Encore au stade de la définition des besoins, ce projet s’appuiera sur la plate-forme IBM Cognos 8.

A propos d’IBM Cognos

Les solutions de Business Intelligence (BI) et de pilotage de la performance IBM Cognos aident les entreprises à mesurer, comprendre et anticiper leur performance financière et opérationnelle. Alliant technologies, applications analytiques, meilleures pratiques et un large réseau de partenaires, les solutions IBM Cognos offre un système de pilotage de la performance à la fois complet, ouvert et personnalisable. Plus de 23 000 clients dans plus de 135 pays ont choisi les solutions IBM Cognos.

Pour de plus amples informations : http://www.ibm.com/cognos/fr

Diffusion :

• http://www.daf.info/Klee-Performance,-partenaire-d-IBM-Cognos,-accompagne-l-industrialisation-du-processus-d-elaboration-budgetaire-de-la_a1516.html

Entrée dans les processus budgétaire grâce à la LOLF, la mesure de la performance reflète une évolution de fond et un défi qui dépasse ce simple cadre.
Sont en jeu l’optimisation de la qualité de service aux usagers, la mise en œuvre de nouveaux dispositifs, autant que la planification des moyens nécessaires.

Comment formaliser et décliner un indicateur de performance?
Comment collecter les chiffres et les suivre à différentes échelles?
Comment ces échanges peuvent-ils favoriser une vision collaborative de l’action publique et de sa budgétisation?

Qui sommes-nous?

Klee Performance est une société de conseil et d’intégration spécialisés dans l’optimisation des processus de
pilotage de la performance en entreprise ainsi que dans la mise en œuvre des solutions informatiques dédiées à
ces enjeux.

Nos interlocuteurs sont aussi bien les Directions Générales que les Directions Opérationnelles. L’objectif de nos missions est de permettre à nos clients d’organiser leurs processus métier et leurs solutions informatique afin que les décideurs disposent de la bonne information au bon moment, afin qu’ils fiabilisent ainsi les décisions opérationnelles ou stratégiques de l’entreprise.

En partenariat avec nos clients, nous œuvrons en permanence dans une logique d’engagement de résultats, combinant une expertise fonctionnelle reconnue et une parfaite maîtrise des solutions logicielles leader du marché, une démarche pragmatique et éprouvée. C’est cette combinaison originale sur le marché, associé à un positionnement revendiqué de spécialiste des solutions informatiques que nous mettons en oeuvre qui fait de Klee Performance un acteur original et innovant depuis plus de 10 ans.